Conseils administratifs pour maison

[chrisnad]

J'ai l'intention de réorganiser tout mon administratif pour que ce soit au point pour l'année prochaine et que ce soit mieux classé.

Comment vous faîtes ?
Je fais mes paiements par internet et une fois que j'ai payé je les mets dans un classeur séparée par le mois où je les ai payées. Mais je ne trouve pas top.
Je ne sais pas trop comment classer tous les documents à garder genre décision pour allocations familiales, contrat, etc...
J'avais pour l'instant séparée selon qui ça concerne : Mon mari, moi, une des filles, etc... Sauf que des fois ça concerne plusieurs personnes.
Et pour tout ce que vous envoyez à l'assurance maladie, vous notez ce que vous envoyez ? à quelle date, etc ?

[Melle]

Je ne peux pas te donner de grands conseils parce que chez nous c'est le bronx aussi. Par contre mnt les factures payées par internet je les jette. C'est tout ça de moins à trier.

[elephant]

Les factures de médecin, j'en fait des photocopies et j'envoie les originaux 2-3 fois dans l'année aux assurances. Je me suis fait un petit tableau sur Excel. D'avoir moi, avec la date du soin, le nom du médecin, le montant de la facture. Ensuite, pour mon grand, après mon 2ème et ma 3ème. Et quand je reçois, je biffe et peux suivre ce qui a été remboursé ou pas encore.

Pour les factures, j'ai un classeur de A à Z. Les bv sont agraphés ensemble dans un petit classeur avec la date du paiement.

J'ai un autre classeur pour tout ce qui concerne les différents compte en banque, feuille de salaire, etc...

Un autre pour l'assurance malade, un pour les impôts, un pour tout ce qui est assurance (ménage, rc, voiture, eca vie, etc...)

[Scarlett]

Moi je fais un classeur banque et un classeur factures par année. Dans le classeur factures, j'ai des intercalaires pour chaque chose genre Swisscom, carte de crédit, assurance, divers, impôts, enfants, etc. Je m'en sors pas trop mal comme ça.
J'avais essayé comme toi de mettre toutes les factures du mois ensemble mais j'ai pas trouvé top quand il faut rechercher quelque chose mais on ne sait plus à quelle date...

[elephant]

Je n'ai pas précisé, mais ça me semblait logique, que dans le classeur facture, il y a les intercalaire alphabétique et pour le classeur banque, etc... il y a des séparation entre chaque compte, entre chaque assurance.

[kikimy]

On est organisé comme suit:
1 classeur pour les factures payées avec des onglets alphabétiques, on classe les factures payées par prestataires avec un coup de tampon "payé le xx.yy.zzzz" (comme on utilise dans les services comptables ).
1 classeur pour la banque
1 classeur pour les assurances (dont un onglet par personne), pour suivre les remboursements j'utilise ausi un tableau excel ou je mets la date de la facture, le nom du médecin, le N° et le montant de la facture, c'est plus facile pour suivre le remboursement et quand j'envoie mes factures j'imprime mon tableau récapitulatif.
1 classeur pour les impôts.
et après on a encore 1 classeur chacun pour les diverses choses qui nous concernent.

Par contre, les factures on est sensé les garder 10 ans, ça fait beaucoup de paperasse mais bon, sait-on jamais...

au début mon mari imprimait les avis bancaires, agrafait les factures derrière, mais ça ne le fasait pas quand on cherchait quelque chose. Finalement on utilise ce qui s'utilise souvent dans les PME et ça marche plutôt bien.

[Symphonie]

Alors ici :

- un classeur pour mon mari avec dedans tous ces certificats de travail, contrats de jobs, carte avs.....
- un classeur pour moi avec dedans : mes certificats de travail, mes contrats, carte avs...
- un classeur caisse maladie avec 5 onglets dedans :un par personne dans le quel je classe tous les décomptes de prestations reçus et les polices d'assurances.
- un classeur banque avec des onglets pour chaque compte ou je mets tous les documents relatifs aux comptes concernés
- un classeur contrat : avec toutes les garanties des différentes choses
- un classeur impôt : avec toutes les taxations et tout ce qui est relatif aux impôts. Un onglet par année civile.
- un classeur gérance / voiture : tous les contrats pour les voitures et les contrats des appartements avec états des lieux ...
- un classeur assurance : voiture, rc, ménage, incendie, vie.... Chaque branche dans un intercalaire différent.

Pour ce qui est des factures : on a un échéancier en 12 mois dans lequel on classe directement les factures pour le mois où il faut les payer. On fait tous les paiements par internet directement. Une fois les factures payées on met les bv dans une enveloppe avec le mois en cours et les factures vont dans une boite archive exprès pour. L'enveloppe avec les bv on la garde dans l'échéancier pour avoir un contrôle en cas de besoins.

Pour les factures pour la caisse maladie : j'envoie le jour même ou je reçois à la caisse maladie la facture originale. Je garde le double quand il y en a et le bv. Je mets le tout dans une fourre plastique notée caisse maladie en suspens et je note sur le bv la date d'envoi. Je mets la fourre plastique dans l'échéancier du mois en cours et dès le remboursement je fais le paiement.

Sur mon bureau j'ai des caisses en plastique notées :
une c'est caisse maladie / AI : les papiers à classer une fois quand j'ai le temps style décompte de prestations.
une c'est vacances : tout ce qui concerne les vacances ou voyages
une c'est enfants : tous les documents pour chaque enfant qui concerne l'école. Un enfant par fourre, les trois fourre rangée dans la même caisse, une c'est passeport vacances : tout ce qui concerce cette activité vu que je suis dans le comité j'ai beaucoup de documents / papiers en cours que je sors régulièrement.
la dernière caisse c'est divers : tout ce qui est pas classable ailleurs (bons de réductions, infos de la commune....)

Voilà pour chez nous.

Symphonie

[damedulac]

Alors chez moi, j'ai pas mal de classeurs, rangés dans l'armoire!

Deux gros classeurs pour les banques (un onglet par compte, et un classeur par pays!)
Un classeur pour les bulletins de salaires, la prévoyance professionnelle
Un classeur pour tout ce qui est assurance (sauf assurance maladie)
5 petits classeurs pour les assurances maladies (1 par personne, avec des onglets par année civile)
Un classeur pour les impôts avec 1 onglet par année civile
Un classeur télécommunications
Un classeur habitation (bail régie, électricité, garanties d'achats divers, cumulus, chèque-service (quand j'avais les moyens !!!)
et un petit classeur par enfant avec différents onglets pour l'école, les modes de gardes, les activités, etc...

Pour l'assurance maladie, j'envoie toutes les factures dès réception avec photocopie dans le classeur et je contrôle périodiquement avec les relevés de l'assurance que la facture a bien été remboursée. Au pire, je contrôle au moment de la déclaration d'impôts avec le récapitulatif.

Les factures sont rangées dans le classeur dès que le paiement est enregistré sur internet.

Voili-voilou!!!
damedulac

[Ludilu]